Mehr schaffen in weniger Zeit mit den richtigen Tools

Große Herausforderungen - wenig Zeit: Wie wir es geschafft haben, effizienter zu arbeiten, indem wir die richtigen Tools verwenden.

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Vor der Gründung unseres Unternehmens waren wir alle in verschiedenen anderen Firmen tätig. Eines hatten diese jedoch alle gemein: Die internen Abläufe waren langwierig und kompliziert, es waren für jeden Antrag unzählige Mails und Telefonate notwendig und für jedes Problem gab es mindestens zwei verschiedene Tools.

Das verhindert ein effizientes Arbeiten, was insbesondere in kleinen Unternehmen und Start-Ups absolut überlebensnotwendig ist. Aus diesem Grund haben wir im Verlauf der letzten Monate viele verschiedene Tools ausprobiert. Mittlerweile sind wir mit unserer Auswahl sehr zufrieden.

In diesem Artikel gehen wir genauer darauf ein, welche Tools wir wofür verwenden. Wir haben uns bewusst dafür entschieden, nur gehostete Anwendungen zu verwenden, da wir unsere begrenzten Ressourcen auf unser Kerngeschäft konzentrieren wollen und nicht unsere Zeit mit der Installation und der Konfiguration von Software verbringen wollen.

Zusammenarbeit

Auch wenn viele eine Abneigung gegenüber Microsoft hegen, so ist es aus unserer Sicht unstrittig, dass Office 365 eine wirklich gute Lösung zu einem niedrigen Preis ist. Neben den bekannten Tools Word, Excel, PowerPoint und Outlook sind auch gehostete E-Mail-Postfächer sowie ausreichend Cloud-Speicher inklusive.

Kommunikation

Neben den bereits genannten Tools ist auch Microsoft Teams in Office 365 enthalten. Es ermöglicht unkomplizierte Chats sowie Telefon- und Videokonferenzen. Durch die Integration in Outlook ist es mit einem Klick erledigt, ein Meeting zu einem Termin hinzuzufügen. Es ist auf allen Plattformen verfügbar und bietet außerdem die Möglichkeit, zahlreiche Drittanbieter-Tools zu integrieren. Außerdem können beliebige Webanwendungen eingebunden werden, wodurch wir unsere Zeiterfassungssoftware mit nur einem Klick erreichbar machen konnten.

Notizen

Bisher waren Notizen meist auf viele verschiedene Orte verteilt. Hier ein Word-Dokument, dort ein Notizblock, da ein einfaches Textdokument. Obwohl es sicherlich zahlreiche gute Notizen-Apps gibt, haben wir uns für OneNote entschieden. Es ist ebenfalls plattformübergreifend verfügbar und erlaubt außerdem das gemeinsame Lesen und Bearbeiten einzelner Seiten.

Aufgabenverwaltung

Für das Sammeln, die Verteilung und das Tracken von Aufgaben gibt es eine Flut von Apps. Wir haben uns schließlich für Microsoft To Do entschieden, den Nachfolger des viel gelobten Wunderlist. Es bietet geteilte Aufgabenlisten, Zuweisungen und Fälligkeitsdaten. Auch verschiedene automatische Listen existieren. Wir nutzen allerdings nur einen kleinen Teil der Features.

Wir verwenden dabei eine Abwandlung des Eisenhower-Prinzips in Verbindung mit Time Blocking. Neue Aufgaben landen auf der gemeinsamen Liste „Unkategorisiert“. Diese Liste gehen wir regelmäßig durch, legen fest, welche Aufgaben bis wann erledigt werden müssen und wer sich darum kümmert. Dann landen sie entweder in der Liste „Delegiert“, falls sich jemand anderes darum kümmert, oder in der Liste „Geplant“, wobei wir dann für die Aufgabe einen festen Block im Kalender reservieren. Ist die Aufgabe erledigt, wird sie abgehakt und verschwindet.

Time Tracking

Um unsere Zeiten zu tracken, verwenden wir Clockify. Es bietet die Möglichkeit, Kunden, Projekte und einzelne Tasks anzulegen, mit denen man den Zeitaufwand sehr gut verfolgen kann. Man erhält außerdem einen guten Überblick über die eigenen geleisteten Stunden. Nicht zu verachten sind außerdem die Möglichkeiten, Reports anzulegen, die wir unter anderem für die Abrechnung unserer Leistungen verwenden. Clockify ist zudem mit $10 bzw. $30 monatlich für unbegrenzte Nutzer sehr kostengünstig.

Rechnungsstellung und Buchhaltung

Für das Erstellen von Rechnungen und das Erfassen unserer Ausgaben verwenden wir Debitoor. Es bietet eine einfache Lösung, um die eigenen Aufwände zu kategorisieren und Auswertungen zu erstellen. Rechnungen können ebenfalls im Handumdrehen geschrieben werden und über die Integration des eigenen Bankkontos werden auch keine Abbuchungen vergessen. Der Steuerberater kann außerdem ebenfalls Zugriff auf die eigenen Daten haben, sodass alle Rechnungen nur einmal erfasst werden müssen.

Cashflow-Planung

Für kleine Unternehmen ist der Cashflow entscheidend. Offene Rechnungen an Kunden sind wertlos, wenn das eigene Konto leer ist und die Löhne nicht bezahlt werden können. Um solche Szenarien zu vermeiden, verwenden wir Commitly. Es erlaubt eine einfache Cashflow-Planung auf Basis der tatsächlichen Geldflüsse. Die einzelnen Transaktionen werden kategorisiert und es können geplante Einnahmen und Ausgaben inklusive des Stichtags erfasst werden. Daraus werden automatisch Pläne generiert, die tagesgenau den Kontostand vorhersagen.

Passwort-Manager

In der Presse ist regelmäßig von Datenschutzskandalen und Passwort-Leaks zu lesen. Bei der Vielzahl an Accounts ist es schlichtweg unmöglich, für jeden Zugang ein eigenes, starkes Passwort zu haben und sich jedes zu merken. Stattdessen wird irgendwann auf dasselbe Passwort zurückgegriffen oder die Passwörter werden schwach gewählt.

Um dieses Problem zu vermeiden, verwenden wir 1Password als Passwortmanager. Es ist für alle wichtigen Plattformen und Browser vorhanden und bietet viele Features zu einem geringen Preis. Jeder Benutzer erhält außerdem eine Familienlizenz zum privaten Gebrauch kostenfrei dazu. Neben einem privaten Tresor gibt es auch einen geteilten Tresor, sodass einzelne Passwörter einfach mit ausgewählten Personen und Gruppen geteilt werden können. Zudem funktioniert die Integration mit den verschiedenen Login-Formularen äußerst gut.

Quellcodeverwaltung

Für das Hosting unseres Quellcodes haben wir uns für GitHub entschieden. Neben dem reinen Speichern des Codes bietet es mit den Issues und den Projects gute Möglichkeiten, um Anforderungen und deren Umsetzung zu tracken. Der Zugang zu einzelnen Boards kann auch mit externen Auftraggebern geteilt werden.

Zudem bietet GitHub mit Actions eine Möglichkeit, eigene Pipelines zu definieren, die z.B. automatisch neue Builds bauen und veröffentlichen, wenn ein neuer Commit gesetzt wird. Mit GitHub Packages gibt es passend dazu ein Repository für Maven, NPM und Co. kostenlos dazu, die auch für private Packages verwendet werden kann. Für das Hosting von Docker-Images verwenden wir jedoch DockerHub, da GitHub Packages nur begrenzten kostenlosen Speicherplatz bietet.

Entwicklungsumgebung

Zu Beginn verwendeten wir für die Entwicklung eclipse und Visual Studio Code. Wir hatten jedoch immer wieder Probleme mit verschiedenen Features. Das mag an unserer fehlenden Expertise gelegen haben, jedoch haben wir wie bereits eingangs erwähnt weder Zeit noch Lust, uns mit solchen Dingen herumzuschlagen.

Deshalb haben wir uns schließlich für die IDEs von JetBrains entschieden. Auch wenn eclipse und VS Code sicherlich die meisten der Features ebenfalls anbieten, funktionieren sie bei IntelliJ und WebStorm out of the box. Die Software ist zwar verhältnismäßig teuer, dennoch sind wir der Meinung, dass es die gesparte Zeit wert ist. Zudem erhalten junge Unternehmen 50% Rabatt auf den normalen Preis.

Fazit

Wir haben in den letzten Monaten zahlreiche verschiedene Tools ausprobiert. Die oben aufgezählten sind die, die wir im Moment verwenden. Sie erlauben uns ein effizientes Arbeiten, ohne dass wir auf Komfort verzichten müssten. Wir sind sehr zufrieden mit dieser Auswahl, auch wenn es sicherlich zu jeder Anwendung gute Alternativen gibt, und können sie nur jedem ans Herz legen.

Diese Liste wird sich sicherlich im Laufe der Zeit verändern und erweitern. Neue Tools werden hinzukommen und alte entfernt. Sollten sich große Veränderungen ergeben, werden wir dazu zu gegebener Zeit einen neuen Blog-Post verfassen. Bis zum nächsten Mal!